Kompassi Järjestäjärekisteri

Tracon ry:n yleiset tietosuojaperiaatteet on kuvattu täällä.

Rekisterin nimi

Tämä tietosuojaseloste käsittelee Traconin tapahtumanhallintajärjestelmän (”Kompassi”) järjestäjärekisteriä (eli henkilöitä, jotka osallistuvat tapahtumien järjestämiseen)

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on

talkootyön koordinointi ja harrastetapahtumien järjestelyt.

Käsiteltävä henkilötieto, käsittelyperusteet ja säilytysajat

Käsiteltävä tieto	Käsittelynperuste	Säilytysaika
Perustiedot kaikilta käyttäjiltä: sukunimi, ensimmäinen etunimi, vapaavalintainen käyttäjätunnus, vapaavalintainen nimimerkki, syntymäaika, sähköpostiosoite, puhelinnumero.	Käyttäjän suostumus. Perustiedot muodostavat käyttäjän identiteetin tapahtuman järjestelyjen ja osallistumisen kannalta.	30 vrk siitä kun käyttäjän profiili pyydetään poistettavaksi.
Talkootyöhön liittyvät listätiedot, kuten pätevyydet. Näihin voi sisältyä JV-lupanumero. Lisäksi vapaaehtoinen Discord-käyttäjänimi.	Käyttäjän suostumus. Käyttäjä voi ilmoittautua vapaaehtoiseksi talkootyövoimaksi tapahtumiin.	30 vrk siitä kun käyttäjän profiili pyydetään poistettavaksi. Käyttäjä voi myös poistaa tiedon itse.
Erikoisruokavalio	Käyttäjän suostumus. Rekisteröityessään tapahtuman vapaaehtoiseksi käyttäjä voi antaa tiedon ruokarajoitteistaan, jotta hänelle voidaan tarjota soveltuva lounasetu.	Poistetaan kun tapahtuma on järjestelyineen on kokonaisuudessaan päättynyt.
Rekisteröidyn työskentelyä tapahtumassa koskevat tiedot, kuten työvuorot.	Oikeutettu etu. Tarvitaan järjestelyjen suunnittelua varten.	2 vuotta
Rekisteröidyn tarjoamat ja pitämät ohjelmanumerot tapahtumassa.	Käyttäjän suostumus. Käytetään informoimaan tapahtuman ohjelmatarjonnasta.	Toistaiseksi, osana tapahtuman web-sivustoa.
Coniteassa toimivien henkilöiden nimet.	Käyttäjän suostumus. Käytetään tapahtumasta informoimiseen.	Toistaiseksi, osana tapahtuman web-sivustoa.

Säännönmukaiset tietojen lähteet

Rekisterin tiedot ovat peräisin

rekisteröidyltä itseltään
Kompassin käyttäjärekisteristä (perustiedot)
järjestelmää käyttävän tapahtuman toimihenkilöltä (esim. työvuorot)

Henkilötietojen vastaanottajat

Kompassin henkilötietoja käsittelevät tapahtumien järjestämisestä vastaavat nimetyt henkilöt, joiden tehtäviin ko. henkilötietojen käsittely kuuluu.

Kun järjestelmää käyttävä tapahtuma on kolmannen osapuolen järjestämä, rekisteröidyn tiedot kyseisen tapahtuman osalta voidaan kokonaisuudessaan luovuttaa tapahtuman järjestäjälle, jos henkilö on ilmoittautumassa tapahtumaan vapaaehtoiseksi.

Tietoja voidaan luovuttaa asianomaisille viranomaisille tapahtuman tapahtumailmoituksen osana, kuten tapahtuman vastuuhenkilöiden nimet ja tiedot käytettävistä järjestyksenvalvojista ja heidän lupanumeroistaan.

Kun rekisteröidyn tietojen käsittelyn tarkoitus on puheohjelman koordinointi, seuraavat tiedot ovat julkisia:

Ohjelmanumeron otsikko ja kuvaus
Ohjelmanumeron järjestäjän nimi tai nimimerkki (rekisteröidyn valinnan mukaan)

Lisäksi web-sivustolla julkaistut conitean jäsenten nimet ovat julkisia.

Tietojen siirto Euroopan unionin tai Europan talousalueen ulkopuolelle

Rekisteri sijaitsee Suomessa ja pääosin käsittely tapahtuu Suomessa. Perustietoja, kuten henkilön nimi, voidaan väliaikaisesti käsitellä Google Workspace -pilviympäristössä. Tämä voi johtaa käsittelyyn EU- ja ETA-alueen ulkopuolella.

Julkisia tietoja julkaistaan tapahtuman web-sivustolla, joten niitä voidaan käyttää myös EU- ja ETA-alueen ulkopuolelta.