Tässä uutisessa sukellamme lippuhintojen sielunelämään. Mistä hinta muodostuu? Millaisia menoja ja kuluja Traconin kokoisella tapahtumalla on? Käymme läpi lyhyesti myös hintahistoriaa ja kuluja osa-alueittain.
On hyvä muistaa, että tapahtumakulut ovat suhteellisen universaaleja. Vaikka Tracon on suuri tapahtuma myös puistoalueensa vuoksi, usean suomalaisen conin lippuhinnalla katetaan pääasiassa tilavuokrat ja muita samanlaisia kuluja kuin Traconilla on. Esimerkiksi Tampereen kaupungin tapahtumaoppaassa mainitaan samoja asioita kuin tässä uutisessa.
Traconin toiminnan taustalla on Tracon ry, joka on voittoa tavoittelematon yhdistys. Voittoa tavoittelematon tarkoittaa sitä, ettei kenellekään makseta tuottoa tai osinkoja. Tapahtuman tuloksesta ei olla maksettu palkkioita tapahtuman järjestäjille. Kaikki saadut varat käytetään yhdistyksen ja sen sääntöjen puitteissa yhdistyksen toimintaan. Tracon-tapahtuma on yhdistyksen toiminnasta ylivertainen leijonanosa, mihin suurin osa tuotosta ja kuluistakin sijoittuu.
Merkittävää muuta toimintaa ovat muut pienemmät tapahtumat, kuten ajoittain pidetty Tracon Hitpoint, sekä muiden conien kanssa yhdessä järjestettävät Concon-tilaisuudet. Tracon haluaa tukea omalla osaltaan skeneä jakamalla avustuksia muille uusiin tai jeesiä tarvitseviin samanhenkisiin projekteihin. Avustukset jaetaan Tracon ry:n arvojen pohjalta hallituksen päätöksellä.
Lue lisää avustuksien hakemisesta ja myönnetyistä avustuksista yhdistyksen sivuilla.
Häviävän pienenä kulueränä yhdistyksellä on ns. hallinnolliset kulut, mm. pankki-, varastointi-, ohjelmalisenssit- ja satunnaiset postituskulut.
Tapahtuman järjestäminen vaatii tekijöiden ja yhdistyksen lisäksi myös rahoitusta ja sponsoreita.
Tulot muodostuvat muun muassa tapahtuman myyjien ja sponsoreiden myyntipisteistä ja mainoksista, oheistuotemyynnistä ja lipunmyynnistä.
Yhdistyksenä Traconilla on siis saman verran tuloja kuin on menoja. Alla olevassa kuvaajassa on prosenttitasolla tapahtuman menot suurimmasta pienempään. Tarkkoja rahasummia emme mm. sopimusteknisistä syistä voi julkaista.
Traconin lippuhinnan kuvaaja osa-alueittain.
Millaisia eri menoja kukin palanen sisältää?
Tapahtumapaikka 37%: Tampere-talo on Suomen ja Pohjoismaiden suurimpia konferenssikeskuksia ja Traconin koti. Vuokraamme tapahtumaa varten koko rakennuksen muutamia pieniä tiloja lukuunottamatta, mikä mahdollistaa myös erittäin laajan ohjelman. Tapahtumapaikan vuokrakuluihin sisältyy tilavuokran lisäksi esimerkiksi salitekniikkaa ja Tampere-talon järjestyksenvalvojien palkkoja. Saamme usein toiveita messukeskukseen muuttamisesta, mutta messuconien kysyntään vastaa jo Kotae Expo sekä Ropecon, joihin suosittelemme tutustumaan!
Puisto 18%: Puisto on laajentanut ohjelmaa ja toimintojaan viimeisten vuosien aikana ja sen kulut ovat samalla kasvaneet. Puistoon vuokrataan ulkopuolelta aitaukset, teltat sekä vedetään sähköt, joiden rakentaminen vaatii myös ulkopuolista osaamista. Olemme kehittäneet puistoa saamamme palautteen perusteella, esim. tapahtumapaikan rajaaminen aidoin on tuonut kävijöille turvallisuuden tunnetta. Puisto on kaikille avoin ja maksuton, joten pääsylippujen hinnalla katetaan myös puiston kuluja.
Vänkärit 13%: Vänkärit eli vapaaehtoiset. Vänkärit ovat tärkeä osa onnistunutta tapahtumaa. Vänkäri on se tyyppi, joka täyttää vesipisteet, tuo ja vie tavaroita narikassa, purkaa ja kasaa tapahtuman sekä paljon muuta. Vapaaehtoisia saapuu viikonlopuksi tapahtumaan reilusti yli 1000 henkeä, kun mukaan lasketaan myös ohjelmanjärjestäjät. Tracon tarjoaa vapaaehtoisilleen talkoovakuutuksen, ruoan, taukotilan eli greenroomin ruoat ja kahvin, virkistäytymismahdollisuudet sekä valikoidut oheistuotteet, mikä on perinteisesti ollut tapahtumapaita.
Muut tapahtumakulut 10%: Sisältää teemakahvilan ja turvan hankinnat, vakuutukset, opaste- ja tulostekuluja, lupamaksuja sekä oheistuotteiden tilaamisen ja logistiikan.
Yhdistyskulut 9%: Kuten aiemmin mainitsimme, Tracon ry jakaa vuosittain avustuksia, joka on lipunhinnasta vajaa euro. Lue lisää avustuksien hakemisen kriteereistä yhdistyksen sivuilta.
Yhdistys järjestää myös pakolliset vuosikokoukset sekä workshoppeja vastaaville tapahtuman kehittämistä ja hyvää tiimihenkeä varten. Lisäksi yhdistys korvaa Tampereen ulkopuolelta tuleville vastaaville matkakuluja coniin, jotta kaikki pääsevät tapahtumaan hoitamaan tehtävänsä ja nauttimaan viikonlopusta. Kesäisin järjestetään virkistyspäivä, jossa ruoat ja pakollinen osuus on kustannettu. Workshopeissa ja virkistystoiminnassa pyritään kustannustehokkuuteen, jotta vastaavien tiimihenki ja motivaatio pysyy yllä. Matkakuluja kesän virkistyspäivään ei makseta.
Iltabileet 8%: K18-iltabileiden tilavuokra ja tekniikka, koristelut sekä iltabilepaikan oman henkilöstön palkat. Iltabileiden oma lipunmyynti ei kata aivan kaikkia kuluja, vaan päätapahtumasta saaduilla tuloilla katetaan niistä osa.
Ohjelma 5%: Ohjelmakustannuksiin kuuluu kunniavieraiden matkat, majoitukset ja ruokailu. Ohjelman budjettiin kuuluu mm. työpajojen materiaalikustannukset, koska emme halua että ohjelmanjärjestäminen tai pajaan osallistuminen jää varallisuudesta kiinni.
Lippuhinnan historiaa ja muuta mainittavan arvoista
Ensimmäinen Tracon järjestettiin vuonna 2005 ja tuolloin sisäänpääsy oli 2 euroa yhdeltä päivältä.
Vuonna 2010 tapahtuma laajentui kaksipäiväiseksi iltabileiden kera, ja 2016 Tracon laajensi ohjelmaa Peliperjantaihin. Vuosina 2020-2021 Traconia ei järjestetty ja koronavuosien jälkeen
Peliperjantai loppui, tällöin perjantaista tuli virallisesti kolmas conpäivä. Vuosien mittaan lippuhinta on noussut ja samalla myös panostus Puistoon on näkynyt erilaisena ohjelmana ja toimintoina.
Lipunhinnan historiaa. Lipputuotteista on listattu ennakkohinta verkkokaupasta, paitsi vuosina 2005–2009 (Tampereen teknillinen yliopisto) jolloin ainoan tapahtumapäivän lauantain lippuja myytiin ainoastaan ovelta. Hinta on voinut vaihdella esittelypöydällä, ovelta tai yhteistyökumppanin kautta ostettuna. Iltabileistä on listattu hinta Traconin lipulliselle kävijälle. Hinta on voinut vaihdella ovelta tai ilman Tracon-lippua ostettuna.
Koronavuosien aikana yhdistyksen vuosibudjetti jäi myös reilusti miinukselle, mikä lopulta pakotti lipunhintojen nostoon. Tapahtuma tarvitsee kuitenkin pienen pesämunan seuraavalle vuodelle esimerkiksi tapahtumapaikan varausmaksua varten. Lisäksi viime vuosien aikana hyvin monet Traconin hyödyntämät palvelut ovat nostaneet hintojaan esimerkiksi alv-korotuksen myötä, joka näkyy isompana kokonaisuutena Traconin lippuhinnoissa. Pyrimme jatkuvasti kehittymään tapahtumana, jotta kävijät haluavat tulla Traconiin, sekä panostaa vapaaehtoisiimme jotta he haluavat tulevinakin vuosina antaa omaa vapaa-aikaansa conin järjestämiseen.
Haluamme myös muistuttaa, että Traconin toimintaan, budjettiin ja lippuhintaan voi vaikuttaa hakemalla mukaan vastaavaksi tai liittymällä yhdistyksen jäseneksi!
Mikäli sinulla jäi vielä kysyttävää lippuhintoihin liittyen, vastaamme kysymyksiin pj(at)tracon.fi.